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Abiball organisieren: Budget, Checkliste, Ablauf
Der Abiball ist das größte Projekt der Stufe und beginnt ein Jahr vorher. Hier stehen ein Budgetrechner, der den Kartenpreis ermittelt, eine Checkliste ab zwölf Monaten, ein erprobter Ablaufplan und die Antworten zu GEMA und Jugendschutz.
Budget und Kartenpreis
Checkliste ab zwölf Monaten
Die Termine sind Richtwerte. In großen Städten solltet ihr Location und Catering noch früher festmachen.
Ablauf, der sich bewährt hat
| Uhrzeit | Programmpunkt |
|---|---|
| 18:00 | Einlass und Empfang Sektempfang alkoholfrei für alle, Garderobe, Sitzplan aushängen, Fotowand ist bereit. |
| 19:00 | Begrüßung Zwei Moderierende aus der Stufe, kurze Rede der Schulleitung. Zusammen höchstens 15 Minuten. |
| 19:20 | Zeugnisübergabe Kursweise, Name vorlesen, Foto, weiter. Rechnet 20 bis 25 Sekunden je Person. |
| 20:15 | Essen Buffet in zwei Strängen, damit keine Schlange entsteht. |
| 21:30 | Programm Rückblick-Video, Ehrungen, ein Beitrag der Lehrkräfte. Nicht länger als 30 Minuten. |
| 22:00 | Eröffnungstanz und Musik Danach DJ. Ab hier übernimmt die Party, das Programm ist vorbei. |
| 00:00 | Mitternachtssnack Etwas Herzhaftes hält die Leute im Saal und die Stimmung oben. |
| 02:00 | Ende Ende mit der Location vertraglich festlegen, Abbau- und Reinigungsteam vorher einteilen. |
Die häufigsten Fehler: zu viele Reden, ein zu langes Programm nach dem Essen und eine Übergabe ohne Probe. Wer den Programmteil vor 22 Uhr beendet, hat einen guten Ball.
Rechtliches kurz
Musik: Klärt schriftlich, ob die Location einen GEMA-Pauschalvertrag hat. Wenn nicht, meldet der Veranstalter die Feier vorher an.
Jugendschutz: Alkoholabgabe nach den gesetzlichen Altersgrenzen, Aufsicht vorher festlegen, Ausschank am besten der Location überlassen.
Vertrag: Wer unterschreibt, haftet. Bei Minderjährigen unterschreibt eine volljährige Person oder der Förderverein. Lest Kaution, Stornofristen und Reinigungsklauseln genau.
Fotos: Wer fotografiert und veröffentlicht, braucht die Zustimmung der Abgebildeten. Ein Hinweis am Eingang und eine Fotobox mit Auswahl sind die einfachste Lösung.
Häufige Fragen zum Abiball
Was kostet ein Abiball pro Person?
Je nach Region und Anspruch liegen die Gesamtkosten meist zwischen 40 und 100 Euro pro Gast. Den größten Anteil haben Saal und Catering. Der Rechner auf dieser Seite zeigt, welcher Kartenpreis sich daraus ergibt und wie viel die Abikasse zuschießen muss.
Wie früh muss man die Location buchen?
Ein Jahr vorher, in Ballungsräumen eher früher. Fragt gezielt nach dem Ende der Musikzeit, nach der Kaution, nach Reinigungspauschalen und ob eigenes Catering erlaubt ist. Diese vier Punkte entscheiden über das Budget.
Muss man Musik bei der GEMA anmelden?
Bei öffentlichen oder ticketpflichtigen Veranstaltungen ja. Viele Säle haben einen Pauschalvertrag, dann ist es erledigt – fragt das schriftlich ab. Sonst meldet der Veranstalter die Feier vorher an; die Gebühr hängt von Gastzahl und Eintritt ab und liegt oft im niedrigen dreistelligen Bereich.
Was ist beim Jugendschutz zu beachten?
Auf einer Feier mit Minderjährigen gelten die üblichen Regeln: kein Branntwein unter 18, Bier und Wein erst ab 16 und nur in Begleitung einer erziehungsbeauftragten Person unter 16. Legt vorher fest, wer die Aufsicht übernimmt, und sprecht es mit Schule und Eltern ab. Viele Stufen fahren gut damit, den Ausschank ganz der Location zu überlassen.
Wer hält die Reden?
Ein Mitglied der Schulleitung, eine Vertrauenslehrkraft und zwei Personen aus der Stufe. Mehr nicht. Legt vorher eine Redezeit fest und sagt sie auch an, sonst dauert der Teil doppelt so lang wie geplant.
Wie lange dauert die Zeugnisübergabe?
Rechnet 20 bis 25 Sekunden pro Person, inklusive Handschlag und Foto. Bei 90 Abiturienten sind das gut 40 Minuten. Kursweise aufrufen, Namen vorher richtig aussprechen üben, Fotos zentral von einer Person machen lassen.
Grundlage: Zeugnis- und Ferienverordnungen bzw. amtliche Terminpläne der 16 Bundesländer und der KMK-Ferienkalender 2026/27 (Stand August 2026). In Ländern mit „In der Regel"-/„Soll"-Vorschriften oder Zeitfenstern entscheidet die Schule im vorgegebenen Rahmen – verbindlich ist deren Auskunft. Alle Angaben ohne Gewähr.